Was passiert in einem Unternehmen, wenn die erfahrenste Person im Raum morgen nicht mehr da ist? Nicht als Gedankenexperiment, sondern als reale Frage, die sich täglich in Führungsetagen stellt – angesichts von Fluktuation, demografischem Wandel und der zunehmenden Komplexität von Wissensarbeit.
Die Antwort ist unbequem: In den meisten Unternehmen passiert zu wenig. Nicht aus Gleichgültigkeit, sondern weil der Verlust von Wissen unsichtbar ist, bis er eintritt.
Dieser Beitrag zeigt, warum strukturiertes Wissensmanagement kein Nice-to-have ist – und was Unternehmen konkret tun können, unabhängig davon, wie weit sie auf dem Weg bereits sind.
In der betriebswirtschaftlichen Theorie wird Wissen seit Jahrzehnten als strategische Ressource betrachtet. Peter Drucker prägte bereits in den 1990er Jahren den Begriff der „Wissensgesellschaft“ und beschrieb Wissensarbeiter als die entscheidende Produktivkraft des 21. Jahrhunderts. Was in der Theorie längst etabliert ist, wird in der Praxis noch immer unterschätzt.
Der Ökonom und Nobelpreisträger Kenneth Arrow wies früh auf den fundamentalen Unterschied zwischen Wissen und anderen Produktionsfaktoren hin: Wissen lässt sich nicht einfach kaufen und lagern. Es entsteht im Tun, in der Interaktion, im gelebten Kontext – und es verschwindet, wenn die Menschen gehen, die es tragen.
„Wir wissen mehr, als wir sagen können.“ Michael Polanyi, 1966
Diese Erkenntnis des ungarisch-britischen Wissenschaftlers Michael Polanyi beschreibt das Kernproblem des Wissensmanagements: Ein Großteil des unternehmensrelevanten Wissens ist implizit – nicht dokumentiert, nicht übertragbar, nur in den Köpfen der Menschen verankert. Erfahrungswissen, intuitive Urteilsfähigkeit, informelle Netzwerke, kontextuelles Verständnis. All das ist real und wirtschaftlich wirksam. Und all das ist gefährdet.
Wissensverlust hat viele Gesichter. Fluktuation ist die sichtbarste Form – aber nicht die einzige. Rentenwellen dezimieren in vielen mittelständischen Unternehmen die erfahrensten Jahrgänge gleichzeitig. Krankheitsbedingte Langzeitausfälle legen Funktionen lahm, für die keine Vertretungsregelung existiert. Umstrukturierungen lösen eingespieltes Teamwissen auf. Und die wachsende Verbreitung hybrider Arbeitsmodelle reduziert den informellen Wissensfluss, der über Jahrzehnte als selbstverständlich galt.
Die Folgen sind messbar: Einarbeitungszeiten steigen, Fehlerquoten nehmen zu, Kundenbeziehungen leiden, Projekte stocken. Was nicht messbar ist, weil es nie dokumentiert wurde, fehlt am Ende trotzdem.
Studienerkenntnis: Die Bamberg-Studie (great2know / Universität Bamberg, 2023) zeigt: Weniger als 30 % der Wissensübergabeprozesse in deutschen Unternehmen verlaufen strukturiert. Strukturierte Transfers werden als 35 % effizienter wahrgenommen – und dennoch bleibt die Mehrheit der Unternehmen unstrukturiert.
Viele Unternehmen setzen gegenwärtig große Hoffnungen in Künstliche Intelligenz – und das zurecht. KI-gestützte Systeme können Prozesse beschleunigen, Muster erkennen und Wissen zugänglich machen, das bisher verborgen war. Doch hier liegt ein entscheidender Denkfehler, den unsere Gründerin Dr. Bettina Volkens treffend beschreibt:
„Bevor KI ihr Potenzial entfalten kann, braucht es strukturiertes und zugängliches Wissen. Dieses Wissen heben Unternehmen nur, wenn sie ein funktionierendes Wissensmanagement aufbauen und nicht bei Einzellösungen stehen bleiben.“
KI ist kein Wissenserzeuger. KI ist ein Wissensverstärker. Sie kann nur so gut sein wie die Datenbasis, auf der sie operiert. Wenn das Erfahrungswissen erfahrener Mitarbeitender nie erfasst wurde, wenn Prozesse nur informell existieren, wenn kritische Entscheidungslogiken in keinem System zu finden sind – dann scheitert KI nicht an der Technologie, sondern am fehlenden Fundament.
Strukturiertes Wissensmanagement ist damit keine Alternative zu Digitalisierung und KI. Es ist ihre Voraussetzung.
In Gesprächen mit Unternehmen begegnen uns zwei Typen: jene, die Wissensmanagement als strategische Infrastruktur begreifen, und jene, die es auf ein Ablagesystem reduzieren. Der Unterschied ist fundamental.
Wissensmanagement ist kein binäres Thema – kein „haben“ oder „nicht haben“. Es gibt ein Kontinuum an Reifegraden, und auf jedem Punkt dieses Kontinuums gibt es einen sinnvollen nächsten Schritt.
Unser great2know Wissensscore bildet vier Risikoklassen ab, die jeweils eine andere Ausgangslage beschreiben. Was sie verbindet: In allen vier Klassen existiert Handlungspotenzial – nur Art und Dringlichkeit der Maßnahmen unterscheiden sich.
Wissen ist stark personengebunden, kaum dokumentiert und nicht systematisch gesichert. Das Risiko ist nicht abstrakt: Ein einziger Personalwechsel kann operative Ausfälle verursachen, die Monate dauern, um aufgefangen zu werden. Hier ist nicht strategische Optimierung gefragt – hier ist unmittelbares Handeln erforderlich. Notfall-Interviews, Vertretungsregelungen, Checklisten als erste Sicherung.
Erste Ansätze existieren, aber sie sind nicht belastungsstabil. Wissen ist selektiv dokumentiert, informell geteilt, und die Schwächen werden erst sichtbar, wenn jemand geht. Die gute Nachricht: Die Strukturen sind vorhanden, um aufzubauen. Gezielte Priorisierung, klare Verantwortlichkeiten und ein strukturierter Offboarding-Prozess können die Widerstandsfähigkeit schnell steigern.
Solide Basis, aber noch zu inkonsistent. Dokumentationen existieren, werden aber selten gepflegt. Systeme sind vorhanden, werden aber nicht konsequent genutzt. Der Wissenstransfer funktioniert in stabilen Teams – bricht aber bei Wachstum oder Umstrukturierung zusammen. Der Hebel liegt hier in Governance, Kultur und der Entscheidung, aus einem funktionierenden System ein exzellentes zu machen.
Wissensmanagement ist als Prozess verankert, gelebt und messbar wirksam. Wer hier angekommen ist, hat einen echten Wettbewerbsvorteil – und kann ihn jetzt skalieren. KI-gestützte Systeme, Benchmarking, Wissenskultur als Führungsthema: Das sind die nächsten Schritte für Unternehmen auf diesem Niveau.
Die in Kooperation zwischen great2know und der Universität Bamberg durchgeführte Studie (2023) liefert seltene empirische Einblicke in die Realität des Wissensmanagements in deutschen Unternehmen. 171 Mitarbeitende aus Unternehmen verschiedener Größen und Branchen wurden befragt. Die Ergebnisse sind ernüchternd – und aufschlussreich.
Was diese Zahlen bedeuten, wird greifbar, wenn man sie auf einen konkreten Kontext überträgt: Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden, das jährlich 15 % Fluktuation hat, verliert jedes Jahr das Wissen von 30 Personen – zum größten Teil unstrukturiert und unwiederbringlich.
Strukturierter Wissenstransfer ist kein Luxus – er ist die systematische Antwort auf ein systematisches Problem.
Die Studie zeigt auch: Die Bereitschaft zu digitalen Lösungen ist hoch. Mitarbeitende erwarten von digitalen Wissensmanagement-Tools vor allem zwei Dinge: weniger Suchaufwand und weniger Fehler durch fehlende Information. Beides ist direkt messbar – und beides ist erreichbar, wenn die strukturellen Voraussetzungen stimmen.
Die eigentliche Herausforderung im Wissensmanagement ist nicht technischer Natur. Sie ist menschlich. Menschen geben Wissen nicht automatisch weiter – aus Zeitmangel, aus Unsicherheit darüber, was relevant ist, manchmal auch aus impliziter Machtdynamik. Die strukturellen Voraussetzungen müssen das erleichtern, nicht erschweren.
Wenn die Grundlage stimmt – wenn Wissen strukturiert erfasst, kontextualisiert und zugänglich ist – dann entfaltet KI ihr volles Potenzial. Nicht als Ersatz für menschliche Expertise, sondern als Multiplikator.
Unternehmen, die heute in strukturiertes Wissensmanagement investieren, legen damit die Grundlage für den KI-gestützten Betrieb von morgen. Wer diesen Schritt überspringt, wird feststellen, dass KI auf Sand gebaut ist.
Wissensmanagement ist kein Selbstzweck. Es ist die strukturelle Antwort auf eine fundamentale betriebliche Verwundbarkeit – und gleichzeitig die Vorbedingung für alles, was mit Digitalisierung und KI gemeint ist, wenn es wirklich greifen soll.
Ob Sie sich in Risikoklasse 1 oder 4 befinden: Es gibt immer einen sinnvollen nächsten Schritt. Der erste ist, zu wissen, wo Sie stehen.
Wissen, das bleibt. Erfolg, der wächst.
Der great2know Wissensscore gibt Ihnen in wenigen Minuten eine fundierte Einschätzung Ihres aktuellen Reifegrads – mit konkreten Handlungsempfehlungen für Ihre Ausgangslage. Kostenlos, anonym und sofort auswertbar.
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great2know entwickelt KI-gestützte Lösungen für strukturiertes Wissensmanagement. Gegründet von Dr. Bettina Volkens und Christine Lutz, begleitet great2know Unternehmen dabei, das Wissen ihrer Mitarbeitenden zu sichern, zugänglich zu machen und für die Zukunft nutzbar zu halten.
