Onboarding-Frühfluktuation:
So bleiben neue Mitarbeiter

Was ist Frühfluktuation?

Frühfluktuation beschreibt die Kündigung neuer Mitarbeiter innerhalb kurzer Zeit nach ihrer Einstellung. Meistens erfolgt diese Kündigung in der Probezeit oder sogar vor dem ersten Arbeitstag. Diese Art der Mitarbeiterfluktuation ist besonders problematisch, da sie häufig auf grundlegende Probleme im Einstellungs- und Onboarding-Prozess hinweist.

Die genaue Definition von Frühfluktuation variiert, umfasst jedoch typischerweise die Zeitspanne vom Vertragsabschluss bis zum Ende der Probezeit. Viele Mitarbeiter kündigen bereits vor ihrem ersten Arbeitstag oder innerhalb der ersten Wochen bis Monate im Unternehmen. Ursachen dafür können falsche Erwartungen an die Stelle, mangelnde Integration ins Team oder unzureichende Einführung in die Unternehmenskultur sein.

Die Häufigkeit von Frühfluktuation ist alarmierend: Laut der Haufe Onboarding-Studie 2021 kündigten 36 % der neuen Mitarbeiter noch vor ihrem ersten Arbeitstag, und weitere 15 % erwogen eine Kündigung bereits am ersten Arbeitstag. Diese Zahlen verdeutlichen die Notwendigkeit, effektive Onboarding-Prozesse zu implementieren, um neue Mitarbeiter von Anfang an optimal zu unterstützen und ihre langfristige Bindung an das Unternehmen zu fördern.

Warum ist Frühfluktuation ein Problem?

Wenn neue Arbeitnehmer kurz nach ihrer Einstellung das Unternehmen wieder verlassen, entstehen nicht nur hohe Kosten, sondern auch Probleme im Team und in den Arbeitsabläufen.

Die Problematik lässt sich auf folgende Punkte herunterbrechen:

• Kostenintensiv: Die Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind mit erheblichen Kosten verbunden. Bei Frühfluktuation gehen diese Investitionen verloren und müssen erneut aufgebracht werden.
• Produktivitätsverlust: Wenn Mitarbeiter frühzeitig das Unternehmen verlassen, kommt es zu Unterbrechungen und einem Rückgang der Produktivität, da verbleibende Teammitglieder zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen.
• Negative Auswirkungen auf die Unternehmenskultur: Hohe Frühfluktuation kann die Moral und das Engagement der bestehenden Mitarbeiter beeinträchtigen, da sie die Instabilität und Unsicherheit in ihrem Arbeitsumfeld erhöht.
• Ruf des Unternehmens: Ein Unternehmen mit hoher Frühfluktuation kann in der Branche einen schlechten Ruf erlangen, was die Anziehung neuer Talente erschwert.

Insgesamt verdeutlichen diese Probleme die Notwendigkeit, den Onboarding-Prozess zu optimieren und sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter von Beginn an gut integriert und durch sinnvolle Onboarding-Maßnahmen unterstützt werden. Effektive Maßnahmen zur Reduktion von Frühfluktuation tragen dazu bei, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, die Unternehmenskultur zu stärken und langfristigen Erfolg zu sichern.

So berechnen Sie Ihre Frühfluktuationsrate

Sie können mithilfe einer einfachen Formel berechnen, wie hoch der Prozentsatz der Mitarbeiter ist, die das Unternehmen kurz nach ihrer Einstellung wieder verlassen. Dazu benötigen Sie lediglich die Anzahl der ausgeschiedenen Neueinstellungen und die Gesamtzahl der Neueinstellungen. Wichtig ist, dass beide Zahlen aus einem bestimmten Zeitraum stammen (z. B. ein Quartal oder ein Geschäftsjahr), damit die Berechnung aussagekräftig ist.

Wenn Ihr Unternehmen innerhalb von 3 Monaten 20 neue Mitarbeiter eingestellt hat und am Ende der Probezeit sind noch 14 dieser Mitarbeiter im Unternehmen tätig, weil 7 frühzeitig ausgeschieden sind, dann entsteht die Rechnung 7/20*100= 35 %

Das bedeutet, dass mehr als ein Drittel der neuen Mitarbeiter innerhalb der Probezeit oder sogar noch vor ihrem ersten Arbeitstag das Unternehmen verlassen haben. Dies ist ein deutlicher Hinweis darauf, dass die Ursachen für diese Frühfluktuation dringend untersucht werden sollten.

Gründe für Frühfluktuation

Frühfluktuation kann durch eine Vielzahl von Faktoren ausgelöst werden, die sowohl im Einstellungsprozess als auch im Onboarding und der Unternehmenskultur verwurzelt sind. Die häufigsten Gründe sind:

1. Missverständnisse im Einstellungsprozess

• Irreführende Stellenanzeigen: Falsche oder übertriebene Angaben in der Stellenanzeige können falsche Erwartungen beim Bewerber wecken.
• Unklare Kommunikation: Missverständnisse während des Bewerbungsgesprächs oder unklare Informationen über die Rolle und die Erwartungen führen häufig zu Enttäuschungen.

2. Mangelhaftes Onboarding

• Unstrukturierter Prozess: Ein fehlender oder schlecht organisierter Onboarding-Prozess kann dazu führen, dass sich neue Mitarbeiter nicht ausreichend vorbereitet und unterstützt fühlen.
• Fehlende Integration: Wenn neue Mitarbeiter nicht gut in das Team integriert werden, fühlen sie sich oft isoliert und unwillkommen.

3. Probleme mit der Unternehmenskultur

• Unpassender Cultural Fit: Wenn die Werte und Normen des Unternehmens nicht mit denen des neuen Mitarbeiters übereinstimmen, kann dies zu Spannungen und Unzufriedenheit führen.
• Fehlende Wertschätzung: Neue Mitarbeiter, die sich nicht wertgeschätzt oder anerkannt fühlen, tendieren eher dazu, das Unternehmen schnell wieder zu verlassen.

Durch eine genaue Analyse dieser Faktoren können Unternehmen gezielte Maßnahmen ergreifen, um die Frühfluktuation zu reduzieren und eine langfristige Mitarbeiterbindung zu gewährleisten.

Kosten der Frühfluktuation

Frühfluktuation ist nicht nur ein organisatorisches Problem, sondern führt auch erhebliche Kosten, die oft unterschätzt werden. Diese Kosten lassen sich dabei in direkte und indirekte Kosten unterteilen.

Direkte Kosten durch frühe Kündigungen

• Rekrutierungskosten: Die Suche nach neuen Mitarbeitern erfordert häufig kostenpflichtige Stellenanzeigen sowie Zeit und Ressourcen für Bewerbungsgespräche und das Auswahlverfahren. Laut der Haufe Onboarding-Studie 2021 können diese Kosten schnell mehrere Tausend Euro pro Einstellung betragen.
• Einarbeitungskosten: ist sehr zeitintensiv, besonders wenn diese Prozesse wiederholt werden müssen. Diese Phase kann mehrere Wochen bis Monate in Anspruch nehmen, wobei die Produktivität und der Output des neuen Mitarbeiter gerade zu Beginn noch sehr niedrig ist.
• Vertragskosten: Bei Frühfluktuation entstehen häufig Kosten für Kündigungsgespräche, Exit-Interviews und gegebenenfalls Abfindungen. Laut der Haufe Onboarding-Studie 2021 können die direkten Kosten einer Kündigung, einschließlich administrativer Aufwände und möglicher Abfindungen, bis zu einem Viertel des Jahresgehalts des Mitarbeiters betragen.

Indirekte Kosten durch Onboarding-Frühfluktuation

• Produktivitätsverlust: Die verbleibenden Mitarbeiter müssen die zusätzlichen Aufgaben übernehmen, was zu Überlastung und ineffizienter Arbeit führen kann. Dies kann dazu beitragen, dass die Produktivität um bis zu 40 % sinkt, wenn ein Teammitglied ersetzt werden muss.
• Motivationsverlust: Eine hohe Frühfluktuation kann die Moral und das Engagement der verbleibenden Mitarbeiter senken. Laut dem Gallup Engagement Index kann die Motivation und das Engagement der verbleibenden Mitarbeiter um bis zu 30 % sinken, wenn Kollegen frühzeitig das Unternehmen verlassen.
• Rufschaden: Ein schlechter Ruf aufgrund hoher Fluktuation kann potenzielle Bewerber abschrecken, was die Rekrutierungskosten weiter erhöht.

Durch das Erkennen und gezielte Beheben der Ursachen von Frühfluktuation können Unternehmen nicht nur die Bindung neuer Mitarbeiter stärken, sondern auch die damit verbundenen Kosten erheblich senken.

Effektive Strategien zur Reduzierung von Frühfluktuation

Wenn Sie diesen Beitrag lesen, sind Sie vermutlich mit den Schwächen Ihres Onboarding-Prozesses vertraut. Führt Ihr Onboarding aktuell zu vielen frühzeitigen Kündigungen in Ihrem Unternehmen? Wenn ja, dann finden Sie hier im folgenden Abschnitt bewährten Tipps, um Ihr Recruiting zu optimieren und die Mitarbeiterbindung zu stärken.

1. Optimierter Rekrutierungsprozess

Ein transparenter und realistischer Rekrutierungsprozess ist der erste Schritt zur Vermeidung von Frühfluktuation:

• Ehrliche Kommunikation: Stellenanzeigen und Interviews sollten ein klares Bild von den Aufgaben, Erwartungen und der Unternehmenskultur vermitteln. Laut der Haufe Onboarding-Studie 2021 führten falsche Erwartungen bei 56 % der neuen Mitarbeiter zu einer verfrühten Kündigung.
• Cultural Fit prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Bewerber nicht nur fachlich, sondern auch kulturell ins Unternehmen passen. Dies kann durch gezielte Fragen im Interview und durch Probetage unterstützt werden.

2. Strukturiertes Preboarding

Bereiten Sie neue Mitarbeiter noch vor ihrem ersten Arbeitstag optimal vor:

• Willkommenspaket: Senden Sie ein Willkommenspaket mit wichtigen Informationen, Zugangsdaten und kleinen Aufmerksamkeiten, um den neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, willkommen zu sein.
• Kommunikation: Halten Sie regelmäßigen Kontakt, um den neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie schon vor ihrem Start ein Teil des Teams sind.

3. Umfassendes Onboarding-Programm

Ein strukturiertes und umfassendes Onboarding ist entscheidend für die Integration neuer Mitarbeiter, daher können folgende Elemente sinnvoll sein:

• Einarbeitungsplan: Erstellen Sie einen effektiven Plan zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter, der die ersten Tage und Wochen abdeckt. Dieser sollte sowohl fachliche Schulungen als auch soziale Integrationsmaßnahmen umfassen.
• Mentor/Buddy-System: Weisen Sie jedem neuen Mitarbeiter einen Mentor oder Buddy zu, der als Ansprechpartner dient und bei der Einarbeitung unterstützt. Ein Buddy-System erleichtert die Integration neuer Mitarbeiter erheblich.
• Regelmäßige Check-ins: Planen Sie regelmäßige Feedback-Gespräche ein, um den Fortschritt zu überprüfen und eventuell auftretende Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

4. Integration in die Unternehmenskultur

Die soziale und kulturelle Integration ist ebenso wichtig wie die fachliche Einarbeitung.

• Team-Events: Organisieren Sie Teamevents und informelle Treffen, um den neuen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Kollegen in entspannter Atmosphäre kennenzulernen.
• Kulturelle Einführungen: Erläutern Sie die Werte, Richtlinien und Visionen des Unternehmens und zeigen Sie neuen Mitarbeitern, wie sie sich aktiv einbringen können. 80 % der Mitarbeiter fühlen sich stärker mit dem Unternehmen verbunden, wenn sie sich als Teil des Teams sehen.

5. Kontinuierliche Unterstützung und Entwicklung

Unterstützen Sie die neuen Mitarbeiter kontinuierlich und bieten Sie Entwicklungsmöglichkeiten.

• Fortlaufende Schulungen: Bieten Sie regelmäßig Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten an, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu erweitern und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie sich weiterentwickeln können.
• Karriereplanung: Besprechen Sie frühzeitig mögliche Karrierewege und Entwicklungsperspektiven im Unternehmen. Dies stärkt die Bindung und zeigt den neuen Mitarbeitern, dass sie langfristig Teil des Unternehmens sein können.

6. Nutzung digitaler Onboarding-Tools

Digitale Tools gestalten den Einarbeitungsprozess effizienter und versorgen neue Mitarbeiter schnell mit allen relevanten Informationen.

• Onboarding-Software: Implementieren Sie eine Onboarding-Software, die alle wichtigen Informationen und Aufgaben zentral bündelt. Dies erleichtert den Überblick und sorgt für eine einheitliche Einarbeitung.
• Digitale Wissensdatenbanken: Nutzen Sie digitale Plattformen, um Schulungsmaterialien und wichtige Dokumente bereitzustellen. Dadurch haben neue Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf relevante Informationen.

Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen und dem Einsatz geeigneter Tools können Unternehmen die Frühfluktuation deutlich verringern und gleichzeitig die Zufriedenheit und Bindung neuer Mitarbeiter langfristig stärken. Ein durchdachtes und gut strukturiertes Onboarding-Programm ist daher entscheidend für einen erfolgreichen Start und eine dauerhafte Zusammenarbeit.

Onboarding-Frühfluktuation: Unser Fazit

Frühfluktuation beim Onboarding stellt ein ernsthaftes Problem dar, das Unternehmen teuer zu stehen kommen kann. Es mindert nicht nur die Produktivität, sondern verursacht auch hohe Kosten und interne Spannungen. Eine gezielte Optimierung des Onboarding-Prozesses ist daher unerlässlich.

Durch die Implementierung transparenter Rekrutierungsprozesse, strukturierter Preboarding-Maßnahmen und umfassender Onboarding-Programme können Unternehmen die Frühfluktuation erheblich reduzieren. Besonderes Augenmerk sollte auf die kulturelle und soziale Integration sowie die kontinuierliche Unterstützung und Entwicklung neuer Mitarbeiter gelegt werden. Investieren Sie in Ihre neuen Mitarbeiter und legen Sie eine starke Grundlage für den zukünftigen Erfolg Ihres Unternehmens.